Wat moet vastgoedbeheer software kunnen voor VvE-bedrijven?

Als je het beheer doet voor een Vereniging van Eigenaren (VvE), heb je behoorlijk wat op je bord. Je moet niet alleen ervoor zorgen dat alle gebouwen goed onderhouden worden en efficiënt draaien, maar ook de financiën beheren, praten met eigenaren, en zorgen dat je aan alle regels voldoet. Gelukkig kan goede vastgoedsoftware een hoop van deze taken makkelijker maken. Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten bij het kiezen van vastgoedsoftware voor VvE-bedrijven:

1. Financiën en boekhouding beheren:

Facturen en betalingen: Het moet makkelijk zijn om facturen te maken en betalingen te ontvangen van eigenaren voor dingen zoals servicekosten en onderhoud.
Budgetplanning: Je moet kunnen zien hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, en budgetten kunnen maken voor verschillende kosten, zoals onderhoud en speciale projecten.
Automatische betalingen: Het is handig als je terugkerende betalingen automatisch kunt laten verlopen, zodat je niet steeds alles handmatig hoeft te doen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

2. Onderhoudsbeheer:

Planning en Tracking: Mogelijkheid om onderhoudstaken te plannen, toewijzen aan aannemers en de voortgang ervan te volgen, inclusief meldingen voor preventief onderhoud.
Documentatie: Centrale opslag van onderhoudsdocumentatie, inclusief servicegeschiedenis, garanties, en onderhoudscontracten.

3. Communicatie en documentatie:

4. Naleving van regelgeving:

Wettelijke Vereisten: Functionaliteiten om te helpen bij het naleven van alle wettelijke voorschriften en regelgeving met betrekking tot VvE-beheer, inclusief belastingen, verzekeringen en veiligheidsnormen.

5. Rapportage en analyse:

Rapporten op Maat: Je moet goede rapporten kunnen maken die passen bij wat jij nodig hebt. Denk aan overzichten van geldzaken, verslagen van onderhoud en andere belangrijke informatie die je kunt aanpassen.
Gegevens Bekijken: Het is handig om tools te hebben waarmee je kunt kijken naar gegevens en trends. Zo kun je betere keuzes maken over geldzaken en plannen voor onderhoud.

6.Toegankelijkheid en Gebruiksgemak:

Mobiele toegang: Het moet makkelijk zijn om de vastgoedsoftware te gebruiken via te telefoon. Zo kunnen eigenaren en beheerders altijd en overal bij belangrijke informatie en functies.
Gebruiksaanwijzing: Ondersteuning en training voor gebruikers om hen te helpen het maximale uit de vastgoedsoftware te halen en eventuele vragen of problemen snel op te lossen.

7. Veiligheid en Betrouwbaarheid:

Bescherming van Gegevens: Goede beveiliging, zoals versleuteling van gegevens, zorgt ervoor dat privé-informatie veilig blijft.
Betrouwbaarheid: Een software die weinig problemen heeft en als er wel iets is, snel opgelost wordt, geeft gemoedsrust. Goede klantenondersteuning is hierbij essentieel.

Door een vastgoedbeheer software te kiezen die aan deze eisen voldoet, maak je het VvE-beheer niet alleen efficiënter, maar verbeter je ook de tevredenheid van de eigenaren. Het is een investering die zichzelf op de lange termijn zeker terugbetaalt.